税理士法人Y-TAC

古川会計事務所は

TKC全国会会員です。

TKC全国会
TKC全国会は、租税正義の実現をめざし関与先企業の永続的繁栄に奉仕するわが国最大級の職業会計人集団です。

 東京地方税理士会所属 

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プライバシーポリシー

お客様からご提供いただいた情報の取扱いについて

プライバシーポリシー

(当社の情報保護に関する基本方針)


税理士法人Y-TAC古川会計事務所/株式会社 健全経営サポートセンターでは、業務の遂行上お預かりしたお客様の情報を大切に取り扱い、決して外部に漏洩することのないよう厳重に管理いたします。

1.私たちは、このホームページに掲載した業務の遂行上、必要な範囲内でかつ、適法・公正な手段によりお客様から情報を入手いたします。

2.私たちは、お客様からお預かりした情報は、次のとおり厳重かつ丁重な管理を行います。

①お預かりした情報は、原則として全てデジタル処理し、万全なセキュリティを施したサーバーに一元管理しています。
②不要となった紙の資料については、全て専門業者に委託して溶解処理を行い、「溶解処理証明書」を入手・保管しています。
③当社で作成した決算書・申告書等の税務会計書類については、元本を必ずお客様に返却し、当社保存用の写しは直前1期(または1年)分のみを紙で保管しています。それ以前の資料は上記①によりデジタル処理してサーバーに整理・保管し、デジタル処理後の紙資料については上記②により溶解処理します。
④サーバーに保管されたお客様の情報を使用するときは、各職員の端末PCにその情報を呼び出して使用し、終了時には必ず最新の情報をサーバーに戻して、原則として各端末にはお客様の情報が残らない仕組みを採用しています。
⑤デジタル処理されたお客様の情報を社外に持ち出すときは、必ず全職員に1本ずつ配備された専用「セキュリティUSBメモリ」を使用します。
⑥全職員の使用する端末PCやセキュリティUSBメモリ、サーバー等のハードウェアは、全て固有番号を付し、その搭載ソフトウェアまで含めて当社の情報システム担当者が管理しています。
⑦サーバーのデータは定期的にバックアップを取り、情報の滅失を防止しています。

3.当社は全ての職員に対し、税理士法の守秘義務規定に基づき、「業務上知り得たお客様の情報を絶対に第三者に漏洩しない」旨の誓約書を提出させています。当社がお客様の同意を得ることなく、お客様の情報を第三者に提供することは、次の例外を除きありません。

①法令に基づいて国等の公共機関から提供を求められた場合
②人の生命、身体又は財産の保護のため特別に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難な状況にあるとき

4.当社は全ての職員に対し、情報セキュリティ教育を実施し、正職員には全員に日本商工会議所の「EC実践能力検定」資格の取得を義務付けています。

5.私たちは、当社で定められた規定に基づき、定期的にお客様の情報を最新のものに更新します。また、お客様からのお問い合わせがあった場合には、当社が保管しているお客様の情報の内容、範囲等について速やかに開示いたします。

6.当社は、お客様からお預かりした情報を上記1の収集目的の範囲内で使用します。また、お客様の了承を得て第三者に業務委託する(お客様の情報を預託する)場合であっても、その預託先には必ず法令を遵守した 情報の保護と取り扱いを義務付けます。


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お客様にリスクマネジメントの観点から保険をご指導するにあたっての基本方針

1.私たちは、お客様の経営内容や財産状況など必要な事項を総合的に勘案し、お客様に最適の保険をご提案・ご指導いたします。

①私たちは、お客様から経営内容や財産状況、将来構想など必要な情報をお聴きし、必要保障(補償)額などを総合的に勘案し、お客様に最もふさわしいと思われる保険をご提案・ご指導いたします。
②特に元本割れが生じるリスクがある商品や投資性の強い商品については、お客様の購入目的、投資経験、年齢、収入・財産状況などに十分留意し、そのリスクについて適切なご説明を行って、お客様に正しくご理解をいただけるよう努めます。
③私たちはお客様との長期にわたる顧問契約を通じて、定期的に加入保険の内容について見直し、常に最適な保険となるよう、ご提案・ご指導いたします。

2.私たちはお客様の立場に立った親身の保険ご指導を行います。
①私たちは、顧問させていただくお客様の立場に立ってご相談に応じ、親身になって保険をご指導いたします。また、お客様のご都合を十分配慮し、ご迷惑となる時間帯や場所・方法でのご提案・ご指導は一切いたしません。
②私たちは、お客様からの保険金の請求や解約等のお問い合わせについても、迅速、適切かつ丁寧な対応をいたします。

3.私たちは保険のご提案・ご指導にあたって関係法令を遵守します。
①私たちは「保険業法」「金融商品の販売等に関する法律」「金融商品取引法」「個人情報保護法」「マイナンバー法」等の法令遵守教育を定期的に実施し、関係法令を遵守いたします。
②私たちはお客様のプライバシーを尊重し、業務により知り得た事項(個人情報)については厳正に管理して、守秘義務を遵守します。

*㈱健全経営サポートセンターは「大同生命保険」「東京海上日動火災保険」の代理店です。


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特定個人情報(マイナンバー)の管理に関して

当事務所は、業務委嘱契約書に基づき取り扱う特定個人情報(個人番号を含む個人情報)に関し、下記の取扱ルールを策定し、安全管理措置を講じています。

1.委託を受ける個人番号を取り扱う事務の範囲を右記に限定し、それ以外の目的では個人番号を利用しません。

  ①業務委嘱契約に基づく税務書類の作成事務 ②業務委嘱契約に基づく税務代理、税務相談 ③左記①および②に付随して行う事務

2.当事務所では「特定個人情報取扱規程」を作成し、従業者等に周知徹底を図りました。

3.当事務所の事務取扱担当者は全員、日商EC実践能力検定3級の資格を保有しています。

4.当事務所の特定個人情報保護責任者はテクニカルエンジニア・ネットワーク資格を保有しています。

5.当事務所が預託を受けた個人番号の取扱いは下記のとおりです。

  ①番号の利用はすべて暗号化処理するTKCシステムを使って行い、税務官公署とのやり取りは電子申告で行います。

  ②TKCシステムに登録するまでにお預かりした紙資料は専門業者に依頼し速やかに裁断・溶解処理します。

  ③源泉徴収票等、返却する資料には個人番号を記載しません。

6.実施する物理的な安全管理対策は右記のとおりです。

  ①特定個人情報等を取り扱う機器等の所在する「取扱区域」を間仕切り等で隔離し、その入口に顔認証による入退室管理システムを設置して、入退室者を記録・管理します。

  ②従業者等には「取扱区域」以外での特定個人情報の事務処理及び「取扱区域」外への持出しを禁止します。

7.実施する情報技術的な安全管理対策は下記のとおりです。

  ①クラウドシステムにより再委託する㈱TKCとは、厳重な情報管理を約する「特定個人情報の取扱いに関する契約書」を締結しています。

  ②従業者等にはTKCシステム以外のシステム(Excel等)で特定個人情報ファイルを作成することを禁止します。

  ③当事務所で使用するサーバー・PC端末にはすべてセキュリティ対策ソフトを導入し、定期的にパターンファイルを更新します。

  ④事務取扱担当者は、必ずユーザーID、パスワードにより認証を受けた上でTKCシステムを使用し、アクセス履歴(ログ)を記録保管します。

  ⑤データ移管に利用する専用USBメモリを事務所で特定し、定期的に安全管理をしています。